Глобальные настройки

В системе есть такое понятие как «Глобальные настройки». Это настройки касающиеся всей системы, они очень важны, и важно их настроить правильно. Глобальными настройками являются:

• Локации
• Подразделения
• Организации
• Список сотрудников
• Модели ТС
• Статусы водителей и ТС

Эти настройки влияют на работу всей системы и их лучше заранее прописать. Также они помогут вашим сотрудникам оперативно работать с Kolesoft, имея все начальные «переменные».

Локации

Эта глобальная настройка отвечает за сортировку всех сущностей в системе (водители, ТС, аренды и т.д.) в рамках определенной локации.

Вы можете выбрать локацию, например: Москва, Московская область, Санкт-Петербург, Татарстан, ул. Авиаконструктора и т.д.

Локации можно также использовать для сортировки сущностей в рамках разных площадок. Например, если у вас в одном городе 3 площадки, вы можете разделить их по регионам: Можайский (Москва), Запад (Москва) и т.д. Нет ограничений по тому как именно делить по локациям. Вы можете построить систему именно так как нужно для вашего таксопарка.

Настраивать регионы вы можете тут.  В личном кабинете переходите по «Настройки > Основное».

Подразделения

Подразделения — это настройка общего разделения ваших сотрудников, водителей, ТС и прочее на определенные группы. Это позволяет работать с данными в рамках определенного контекста.

С помощью подразделений вы можете:

• Сортировать данные с помощью фильтра выбрав определенное подразделение;
• Массово редактировать данные в рамках определенного подразделения;
• Корректно делегировать задачи в рамках подразделений;
• Создавать конкурентную среду для сотрудников в рамках отделов компании;
• Создавать и мониторить статистику и аналитику по подразделениям;
• И многое другое.

Возможности подразделов очень широкие и зависит от того как именно вы хотите построить бизнес процессы в вашей компании.

Подразделения настраиваются тут. В личном кабинете переходите по «Настройки > Основное».

Организации

Это раздел в настройках, где вы можете добавлять реквизиты своей организации для дальнейшего использования в разных разделах и автоматизации процессов.

Организации обычно бывают нужны в следующих случаях:

• В карточке ТС;
• В карточке водителя;
• При формировании договора аренды на ТС;
• При формировании акта приема-передачи после осмотра;
• Для формирования ПП в банк для оплаты штрафов ПДД;
• Для генерации путевых листов;
• И т.д.

Добавьте нужные вам организации в начале работы с системой Kolesoft. Это поможет вам использовать реквизиты организаций везде где вам это понадобится. В карточке организации вы можете добавлять несколько банковских реквизитов компании. Это удобно, например, когда вы генерируете ПП в банк, для оплаты штрафов ПДД, с определенного расчетного счета.

Организации можно добавлять, редактировать и удалять тут. В личном кабинете переходите по «Настройки > Организации».

Список сотрудников

В разделе Сотрудники вы можете полностью управлять учетными записями ваших сотрудников в Kolesoft. Система очень гибко настраивается под ваши организационные правила. 

В этом разделе вы можете:

• Добавлять сотрудников (создавать учетные записи);
• Удалять сотрудников;
• Редактировать данные всех сотрудников;
• Управлять правами доступа в разные разделы;
• Включать и отключать двухфакторную аутентификацию;
• Ограничивать доступ по ip-адресу;
• Включать и отключать доступ к мобильному приложению Kolesoft Master;
• И много другое.

С помощью уровней доступа вы можете построить нужную вам иерархию доступа к данным.

Модели ТС

В настройках есть удобный инструмент управления моделями ТС вашего автопарка. При этом вы можете добавлять комплектацию к каждой модели. Это поможет гибко настраивать тарификацию для автопарка. Также в зависимости от моделей и комплектаций, вы можете управлять автоматическим контролем за прохождение стандартного ТО и ТО для ТС с ГБО.

Подробно прописав все модели и комплектации вашего автопарка, вы можете:

• Фильтровать автопарк в зависимости от модели и комплектации;
• Массово редактировать параметры ТС выбрав по моделям и комплектациям;
• Настроить тарификацию для аренды в зависимости от модели и комплектации;
• Настроить для какой модели и комплектации крайний км. и/или срок для прохождения ТО;
• Выбрать водителей, которые на данный момент арендуют определенные модели ТС;
• И многое другое. 

Модели ТС настраиваются тут. В личном кабинете переходите по «Настройки > Автопарк».

Статусы водителей и ТС

Перед началом пополнения базы машинами и водителями рекомендуется настроить статусы для них. В настройках вы найдете редактируемый справочник статусов для автопарка и водителей.

Статусы — очень удобный инструмент фильтрации базы данных. С помощью статусов вы можете организовать ваши бизнес процессы так как это удобно именно вам.